+49 241 149 46 0 information@plesnik.de

Nevermail - Bedienungsanleitung

So schaffen Sie E-Mail, Outlok und Exchange ab!

Wichtiger Hinweis

Die folgenden Informationen stellen eine Bedienungsanleitung zu der organisatorischen Gesamtlösung Nevermail für dokumentierte Kommunikation dar. Hier werden die Einstellungen sowie laufende Nutzung erläutert.

Für eine Veranschaulichung zur Verbesserung und Funktion von Nevermail, wechseln Sie bitte zunähst zur Webseite der Lösung.

Installation von Nevermail

Bitrix System vorbereiten

Bevor Sie mit der Installation von Nevermail beginnen können, benötigen Sie das Installationspaket. In diesem befinden sich zwei Archivdateien (*.zip) mit Namen „ibp.utils“ und „ibp.nevermail„.

  1. Entpacken Sie die Archivdateien, so das Sie die Ordner „ibp.utils“ und „ibp.nevermail“ erhalten.
  2. Kopieren Sie die beiden Ordner „ibp.utils“ und „ibp.nevermail“ auf Ihren Bitrix Server in das Verzeichnis „/home/bitrix/www/bitrix/modules/„.
  3. Nach Abschluss des Kopiervorgangs ist es notwendig den Besitzer der Ordner „ibp.utils“ und „ibp.nevermail“ zu überprüfen und sicherzustellen, dass der Systemnutzer (im Normalfall „Bitrix“) hier für alle Objekte und Unterobjekte eingestellt ist.

Wichtige Server Einstellungen

Damit Nevermail korrekt funktioniert müssen die PHP-Erweiterungen mbstring, und mail_parse installiert und aktiviert sein.

Nevermail installieren

Wechsel Sie nun zur Bitrix Administrationsoberfläche. Navigieren Sie zum Reiter „Marketplace“ und wählen im Submenü „Installierte Lösungen„. In der Liste der Lösungen finden Sie zwei neue Einträge.
  1. Basismodul – Ingenieurbüro Dr. Plesnik GmbH und
  2. Nevermail.

Installieren Sie die Module in der gleichen Reihenfolge in welcher Sie hier aufgelistet sind. Nach der Installation führt Sie Nevermail direkt zum Konfigurationsassistenten, um die Einrichtung zu beginnen.

 

Nevermail einrichten

Die Einrichtung von Nevermail geschieht mit dem Konfigurationsassistenten. Zunächst ist Nevermail deaktiviert. Drücken Sie den Knopf „Konfiguration überprüfen“, um die Einrichtung zu starten. Im Normalfall wird die Prüfung zwei (2) Mal unterbrochen, damit Sie notwendige Einstellungen vornehmen können. Die folgenden Warnungen werden erscheinen, so Sie die Bitrix E-Mail Funktion bisher nicht benutzt haben.
  1. Mindestens ein Postfach muss eingerichtet sein.
  2. Mindestens ein Benutzer muss ein Kürzel tragen.

 

Benutzerkürzel definieren

Nevermail identifiziert die aktiven Benutzer durch ein Kürzel, welches in einem zusätzlichen Feld in den Benutzeroptionen verfügbar ist. Folgen Sie dem Link „Problem lösen“ und Sie gelangen zur Nutzerliste Ihres Bitrix Systems. Wählen Sie nun den Benutzer, welchen Sie für Nevermail freischalten möchten. In den Detailoptionen des Benutzers navigieren Sie zum Reiter „Zusätzlich“ und finden dort das Feld mit der Beschriftung „Kürzel“. Tragen Sie hier ein Kürzel bestehend aus Buchstaben ein. Wir empfehlen nicht mehr als drei Zeichen zu verwenden, da die Funktion eines Kürzels sonst wenig wirksam ist.

 

Postfach in Bitrix einrichten

Nevermail nutzt die E-Mail Postfächer des Typs „Nutzer“, um E-Mails aufzurufen und in Aufgaben zu verwandeln. Hierfür ist es nötig, dass mindestens ein (1) E-Mail Postfach des Typs „Nutzer“ eingerichtet und aktiviert ist.

Sobald Sie dies getan haben kehren Sie zum Konfigurationsassistenten zurück und schließen die Überprüfung ab.

 

Zugriffsrechte auf Postfach gewähren

Im Reiter „Zugriffsrechte“ in den Nevermail Einstellungen definieren Sie, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung Zugriff auf die E-Mails aus den verschiedenen Postfächern erhält. Ebenso entscheiden die Zugriffsrechte darüber, ob ein Benutzer authotisiert ist Kommentare oder Nachrichten in Form von E-Mails zu versenden.

 

Postfächer verwalten

Nach der erfolgreichen Konfiguration, wechseln Sie zum Reiter „Postächer verwalten“, wo Sie nun das zuvor eingerichtete Postfach vorfinden. Hier müssen Sie nun die Einstellungen zum Eingangs- und Ausgangsserver definieren und prüfen. Weiter definieren Sie drei wichtige Parameter:

  1. Die E-Mail Adresse für das Postfach des Benutzers
  2. Den Standard-Ersteller für die Aufgaben, welche aus den E-Mails erzeugt werden
  3. Den Standard-Verantwortlichen für die Aufgaben, welche aus den E-Mails erzeugt werden

Sind Ersteller und Verantwortlicher der selbe Nutzer, so wählen Sie bitte den selben Benutzer in beiden Fällen. Speichern und prüfen Sie nun die Eingangsserver Einstellungen und fahren Sie fort mit dem Ausgangsserver Eisntellungen. Hier tragen Sie bitte entsprechend die korrekten Daten für Ihren Mailserver ein und speichern und prüfen diese ebenso.

Sind alle Einstellungen erfolgreich geprüft, so können Sie das Postfach aktivieren. Dazu nutzen Sie den Link in der Prüfanzeige, um direkt zu den Postfacheinstellungen zu gelangen. Aktivieren Sie nun das Postfach und speichern auch hier die Einstellungen. In den Nervermail Einstellungen werden Sie nun drei (3) grüne Checkboxen sehen und damit ist das Postfach vollständig eingerichtet.

Ablage der E-Mails

Nach Abschluss der Installation und Konfigurationvon Nevermail, melden Sie sich in Ihrem Bitrix System an. Wählen Sie hierzu den Benutzer, welchen Sie als „Standard-Ersteller“ ausgewählt haben. Sie werden nun eine Information zum Anschluss eines Gruppen-Drives erhalten und besitzen nun eine neue Projektgruppe. Diese trägt automatisch den Namen „Mail – mailadresse@domain.tld“. In dieser Gruppe werden alle ankommenden E-Mails als Aufgaben hinterlegt.

Den umfassenden Mehrwert von Nervermail spüren Sie, sobald Sie die „Projektgruppenfilter“ einsetzen und Ihre E-Mails gezielt und automatisch den richtigen Projekten, Mitarbeitern und Abteilungen zuweisen.

Einstellungen für Nevermail aufrufen

  1. Öffnen Sie Ihre Bitrix Umgebung in einem Webbrowser
  2. Melden Sie sich mit einem administrativen Benutzer an
  3. Klicken Sie oben links im grauen Bereich auf „Administration
  4. Klicken Sie oben mittig auf „Einstellungen“ neben dem kleinen Zahnradsymbol
  5. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü den Eintrag „Nevermail

Globale Einstellungen definieren

 

Im Reiter „Globale Einstellungen“ können Sie alle Einstellungen des Moduls vornehmen die nicht an die individuellen Postfächer gebunden sind. Folgende Einstellungen sind verfügbar:

 

E-Mail Adresse für Aufgabenerinnerung

 

Hier können Sie eine E-Mail Adresse definieren, welche Meldungen zu noch „nicht akzeptierten Aufgaben“ und „ungelesenen E-Mail Kommentaren“ erhält. Den zeitlichen Abstand mit dem die Prüfung durchgeführt wird legen Sie bei der „Reaktionszeit“ fest. Diese Einstellung ist nur sinnvoll, wenn Sie…

 

  1. keinen BackOffice Benutzer für das Vieraugenprinzip definiert haben und…
  2. eine E-Mail Postfach verwenden, welches nicht unter der Überwachung von Nevermail steht.

 

Zeichen für Mitarbeiter

 

Hier definieren Sie das Zeichen, welches in der Betreffzeile einer E-Mail genutzt werden soll, um die Aufgabe einem bestimmten Mitarbeiter als Verantwortlichen oder Mitwirkenden zuzuweisen. Dieses Zeichen gefolgt vom Kürzel des jeweiligen Mitarbeiters sorgt für eine automatische Aufgabenverteilung. Bsp. 1: @TTU = Verantwortlicher wird Mitarbeiter mit Kürzel „TTU“ Bsp. 2: @TTU, JJU = Verantwortlicher wird Mitarbeiter mit Kürzel „TTU“, Mitwirkender wird Mitarbeiter mit Kürzel „JJU“ Zeichen für die Projektgruppe

 

Hier definieren Sie das Zeichen, welches in der Betreffzeile einer E-Mail genutzt werden soll, um die Aufgabe einer bestimmten Projektgruppe zuzuweisen. Dieses Zeichen gefolgt vom Kürzel der jeweiligen Projektgruppe sorgt für eine automatische Aufgabenverteilung. Es kann jeweils nur ein Projektgruppenkürzel pro Betreffzeile genutzt werden. Bitrix erlaubt die Zuweisung einer Aufgabe zu mehreren Projekten aktuell nicht.

 

Bsp. : #ima = Aufgabe wird in Projektgruppe mit Kürzel „ima“ erstellt

 

Zeichen für die Aufgabennummer (Start) & (Ende)

 

Hier definieren Sie die umschließenden Zeichen, welche in der Betreffzeile einer E-Mail genutzt werden soll, um die Informationen einer bereits existierenden Aufgabe als Kommentar hinzuzufügen.

 

Bsp. : [#123] = Die E-Mail wird als Kommentar der Aufgabe mit Nummer #123 zugewiesen.

 

Zeichen für die Frist

 

Hier definieren Sie das Zeichen, welches in der Betreffzeile einer E-Mail genutzt werden soll, um die Aufgabe mit einer Frist zu versehen. Dabei können Sie sowohl Zeitabstände als auch ein genaues Datum verwenden. Die Zeitangabe gefolgt vom Buchstaben „h“ ermöglicht die Differenzierung zwischen Tagen und Stunden.

 

Bsp. 1: +1 = Aufgabenfrist wird auf einen Tag in der Zukunft gesetzt (morgen)

 

Bsp. 2+1h = Aufgabenfrist wird auf den aktuellen Tag in einer Stunde gesetzt

 

Bsp. 3+24.02.2019 = Aufgabenfrist wird auf den 24.02.2019 gesetzt

 

Datumsformat

 

Hier definieren Sie das Datumsformat. Die Einstellung ermöglicht die Anpassung auf entsprechende Sprachgewohnheiten oder Unternehmensrichtlinien.

 

Arbeitszeitende

 

Legen Sie fest, wann Ihr Arbeitstag beendet wird. Diese Einstellung wird standardmuaßig aus Ihren Bitrixsystemeinstellungen übernommen kann jedoch varieert werden. Diese Einstellung legt fest, in welchem Zeitraum das Vieraugenprinzip und seine Regeln ausgeschaltet sind.

 

Zugelassene Domain (SPAM-Filter)

 

Legen Sie hier Domains fest, welche automatisch verifiziert sind damit Aufgaben aus E-Mails dieser Absender erzeugt werden. Somit können Sie verhindern das SPAM E-Mails zu Aufgaben werden. Hier können Sie mehrere Angaben kommagetrennt vornehmen.

 

Stopwörter

 

Mit dieser Einstellung können Sie Nevermail verbieten E-Mails zu Aufgaben zu machen. Legen Sie die Worte fest, welcher in der Betreffzeile auftauchen müssen damit Nevermail die E-Mail ignoriert.

 

Back Office Benutzer

 

Hier legen Sie den Benutzer für das Vieraugenprinzip fest.

 

Reaktionszeit

 

Definieren Sie die Zeit die verstreichen muss bevor das Back Office über die Aufgabe informiert wird. Damit wird die Aufgabe automatisch dem Back Office Nutzer als Verantwortlichen und Mitwirkenden zugewiesen. Dieser kann dann frei über die Aufgabe verfügen und Sie entsprechend neu deligieren.

Postfacheinstellungen

 

Im Reiter „Postfacheinstellungen“ können Sie alle Einstellungen des Moduls vornehmen die an die individuellen Postfächer gebunden sind. Hier legen Sie die Kriterien fest, nach welchen die Aufgaben in verschiedene Projektgruppen sortiert werden sollen.

 

Projektgruppe

 

Hier wählen Sie Projektgruppe in welcher die eingehende E-Mail zu einer Aufgabe gemacht werden soll. Zur Auswahl stehen alle in Ihrem Bitrixsystem eingerichteten Projektgruppen.

 

Bitte achten Sie darauf die Projektgruppen und Ihre Zugriffregeln vorher in Ihrem Bitrixsystem festzulegen, damit Sie hier zur Auswahl stehen.

 

Verantwortlicher

 

Der Mitarbeiter, welcher standardmäßig zum Verantwortlichen für die neue Aufgabe ernannt wird.

 

Bitte beachten Sie, dass Ihnen hier nur die Benutzer Ihres Bitrixsystems zur Verfügung stehen, welche ein Kürzel definiert haben.

 

Vertreter

 

Falls der Verantwortliche laut Abwensenheitsliste Ihres Bitrixsystems nicht verfügbar ist, wird automatisch der Vertreter zum Verantwortlichen für neue Aufgaben die in während der Abwesenheit erzeugt werden. Dies gilt unabhängig von der länge der Abwesenheit.

 

Gruppenkürzel

 

Hier legen Sie das Kürzel für diese Projektgruppe fest. Mit diesem Kürzel in der Betreffzeile können Sie E-Mails direkt einer bestimmten Projektgruppe zuweisen. So können Sie z.B. eine E-Mail weiterleiten und durch das Kürzel im Betreff direkt richtig sortieren, egal von welcher Domain Sie abgesendet wurde.

 

Domain

 

Hier legen Sie die Domain(s) (Kommagetrennte Werte) fest, welche ohne weitere Angaben E-Mails bestimmter Absender zu Aufgaben in dieser Projektgruppe verwandeln.

 

Mitwirkende

 

Legen Sie fest, welche anderen Mitarbeiter standardmäßig zu Mitwirkenden der entsprechenden Aufgaben ernannt werden. Nutzen Sie hier nur die Kürzel der Mitarbeiter und trennen Sie mehrere Angaben durch Kommas.

Mitarbeiter für Nervemail freischalten

Damit Mitarbeiter (BenutzerNevermail in Bitrix nutzen können, müssen sie ein Kürzel in ihren Profileinstellungen definiert haben. Dieses Kürzel ist nur durch einen Administrator in der Administrationsoberfläche festzulegen. Das Kürzel sollte nur aus Buchstaben bestehen. Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert jedoch können Zahlen und Sonderzeichen die Funktion beinträchtigen.

Wir empfehlen Initialen zu verwenden. Bsp: Tim Tulla = TTU

  1. Öffnen Sie die Einstellungen (am linken Seitenrand)
  2. Öffnen Sie die Nutzerliste (Nutzer -> Nutzerliste)
  3. Navigieren Sie zum entsprechenden Benutzer
  4. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Benutzernamen
  5. Wählen Sie „Bearbeiten
  6. Öffnen Sie den Reiter „Zusätzlich
  7. Definieren Sie ein Kürzel in dem vorhandenen Feld „Kürzel