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Was ist TelliDocX?

Das, von uns eingesetzte, Dokumenten-Management-System TelliDocX funktioniert, anders als herkömmliche DMS, ohne eine Datenbank mitzubringen oder darauf zuzugreifen. Alle Dokumente, die in das System integriert werden sollen, müssen lediglich im Dateisystem vorhanden sein und werden anschließend von der TelliDocX-Suchmaschine erkannt. Aufbauend auf den Suchalgorithmen von Solr-Lucene führt auch TelliDocX dabei eine intelligente Suche durch.

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Es geht einfach viel schneller.

Jessica Knippenberg

Kauffrau f. Bürokommunikation

Suchmaschine statt DMS

Anders als bei herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen ist bei TelliDocX kein zusätzlicher Aufwand zur Einbindung in ein vorhandenes System notwendig. Es wird keine weitere Datenbank benötigt, wodurch hier ebenfalls kein weiterer Verwaltungsaufwand zur Aufbereitung der Daten in Datenbanken notwendig ist.

Über eine Stunde Zeitersparnis PRO TAG!

Ein/e durchschnittliche/r Arbeitnehmer/in im Back-Office verbringt täglich mehrere Stunden damit Rechnungen zu schreiben, zu bezahlen oder anderweitig zu verarbeiten. Ein intelligentes Dokumenten-Management-System hilft hierbei ungemein, die Zeit bis zum Auffinden der Rechnungen teilweise um mehr als 85% zu reduzieren, da man sich nicht mehr damit beschäftigen muss, wann, wie und durch wen diese Dokumente übermittelt wurden. Eine Suche nach den benötigten Parametern liefert Ihnen die gewünschten Ergebnisse bereits nach wenigen Sekunden.

Wo früher noch Blatt für Blatt in Aktenordnern durchsucht wurde, tritt ein ähnlicher Fall oft auch noch heute auf. Zwar hat heutzutage nahezu jedes Unternehmen alle wichtigen Dokumente digital vorliegen, dennoch wird viel zu häufig auf einen ordentlichen Suchalgorithmus verzichtet und so durchsucht man nun stattdessen Dokument für Dokument im digitalen Dateisystem. Auch das Überführen einer vorhandenen Dokumentenstruktur in ein DMS ist häufig mit viel Aufwand verbunden, da diese meist eine umständliche Datenbankverwaltung im Hintergrund benötigen.

Sie wollen TelliDocX selbst erleben?

Kein Problem! Wir zeigen Ihnen alle Funktionen im Detail per Webinar. Erleben Sie Live wie Sie Ihre Dokumente in Zukunft innerhalb von Sekunden finden und so Ihre gewohnten Arbeitsweisen optimiert werden.. Geben Sie hier Ihre Kontaktdaten ein und wir melden uns sofort!

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8 von 10 Leuten nutzen lieber TelliDocX, als die Windows-Suche!

Egal ob in Buchhaltung, Geschäftsführung oder der IT-Administration; die Suchfunktion findet Anwendung in den unterschiedlichsten Bereichen und Aufgabengebieten einer Unternehmung, es werden gleichermaßen Rechnungen und Angebote, Mitarbeiter- und Personaldaten, Dokumentationen oder jede andere Art von Dokumenten gefunden. Mit den richtigen Filtereinstellungen lässt sich gezielt nach bestimmten Arten von Dokumenten suchen und Ungewünschtes kann schon im Vorfeld ausgeschlossen werden. Den Umfang können Sie dabei selbst bestimmen.

Volltextsuche

Bei der Volltextsuche wird ein Dokument vollständig mit Text- und semantischer Analyse durchsucht und geprüft und die Ergebnisse entsprechend voriger Einrichtung sortiert aufbereitet. Dabei erhalten Sie Ergebnisse nicht bloß in Form eines Links zum Dokument, sondern sehen auch auf den ersten Blick Teile des Inhalts und können sich das Dokument bereits im Browser in Reintextformat anschauen.

Mailsuche

Die Mailsuche lässt sich pro Postfach einrichten und durchsucht dort alle Unterordner automatisch. Dabei kann man für jedes Postfach individuelle Berechtigungen vergeben, um nur Zugriffe zu verteilen, die auch gewünscht sind. Hat ein Mitarbeiter Zugriff auf mehrere Postfächer, kann er außerdem auch postfachübergreifend nach seinen Mails suchen.

Dies funktioniert auch wenn die Mail aus dem Ankunftspostfach in ein anderes verschoben wurde und nun an einem neuen Ablageort liegt.

Ordner favorisieren

Zusätzlich zur Suchfunktion bietet TelliDocX auch die Möglichkeit bestimmte Ordner zu favorisieren und Links dorthin übersichtlich in ein Fenster zu sortieren. So haben Sie alle Ordner, die Sie häufig verwenden immer im direkten Zugriff und bekommen zusätzlich eine Übersicht, wie viele Dokumente sich jeweils in den Ordnern befinden.

Außerdem ändert sich automatisch die Farbe der eingerichteten Ordner, falls sich neue/ungelesene Dateien an dem Ablageort befinden.