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Mehr Sorgfalt bei der Datenerfassung und Datenspeicherung hilft auch dem Datenschutz. Der Aufwand für eine hohe Qualität in der Datenverarbeitung lohnt sich also gleich mehrfach.

Qualitätsmanagement und Datenschutz

Niemand freut sich wirklich, wenn man auf Fehler und mangelnde Qualität angesprochen wird. Einmal kommt die oder der Vorgesetzte, dann jemand aus der Testabteilung oder der Qualitätsmanagementbeauftragte, auch QMB genannt. Heute lesen Sie nun etwas in Ihrer Datenschutz-Zeitung zum Thema Qualität und mögliche Fehler. Das hat einen guten Grund, denn Qualitätsmanagement und Datenschutz haben viele Berührungspunkte.

Falsche Daten betreffen auch den Datenschutz

Datenschutz hat nicht nur mit der Vertraulichkeit der Daten zu tun, also damit, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten haben dürfen. Auch die Verfügbarkeit der Daten und die Integrität der Daten spielen eine zentrale Rolle. Die Daten müssen somit auch vorhanden und auffindbar sein, und sie müssen korrekt sein. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) besagt unter anderem, dass personenbezogene Daten zu berichtigen sind, wenn sie unrichtig sind. Keine Frage, das sieht das Qualitätsmanagement genauso. Aber es geht bei der Qualität der Daten noch um mehr im Datenschutz als um die Löschung oder Sperrung falscher Daten.

Daten brauchen einen eindeutigen Speicherort

Der Datenschutz und das Qualitätsmanagement haben auch dann ein Problem, wenn die Daten planlos verstreut gespeichert werden, um einmal den Extremfall zu benennen. Einerseits kann dann nicht ausgeschlossen werden, dass es Kopien der Daten gibt, die nicht ausreichend geschützt werden. Zum anderen hängt der Schutzbedarf der Daten immer auch von ihrem aktuellen Speicherort ab. Denken Sie nur an die Diskussion rund um Cloud Computing, in der immer darauf hingewiesen wird, dass die Speicherung in der Cloud mit anderen Risiken verbunden ist als im internen Netzwerk. Zudem fordern die Datenschützer stets Klarheit darüber, wo die Daten genau gespeichert werden. Die Angabe ?in der Cloud? reicht dabei nicht.

Datensicherheit braucht klare Informationen zu den Daten

Wenn Daten verschlüsselt werden sollen, um die Vertraulichkeit zu schützen, müssen alle betroffenen Datenbestände verschlüsselt werden, auch die möglichen Kopien und Backups. Das ist aber nur möglich, wenn die Verschlüsselungslösung richtig eingestellt wird, wenn alle Datenspeicherorte bekannt und für die Verschlüsselung vorgesehen sind.

Auch die Zuordnung der Daten zu bestimmten Kategorien muss stimmen: Wenn zum Beispiel eine Kundenliste nicht als solche abgelegt wird, kann es leicht passieren, dass sie bei den Schutzmaßnahmen wie der Verschlüsselung übersehen wird. Nur mit der richtigen Ordnung können auch die Datensicherheit und der Datenschutz gelingen.

Fehler vermeiden, um Daten besser zu schützen

Doppelt erfasste Datensätze, fehlerhafte Daten, eine unordentliche Zuordnung und Speicherung von Daten haben viele negative Auswirkungen: Es entstehen unnötige Kosten bei der Datenspeicherung, Berichte und Entscheidungsvorlagen können Fehler enthalten, Kunden erhalten womöglich falsche Informationen, oder Lieferungen können an die falsche Adresse gehen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Mangelnde Qualität bei den Daten bedroht aber auch den Datenschutz und die Datensicherheit, indem falsche personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Daten nicht ihrem echten Schutzbedarf entsprechend abgesichert werden und Datenkopien wo-möglich ganz ohne Schutz verbleiben. Zur Datenqualität und zum Datenschutz gehört es auch, die Herkunft der Daten zu kennen. Denn sie sagt einerseits vielfach etwas über die Güte der Daten aus, andererseits lässt sich darüber auch die Zulässigkeit der Datenverarbeitung hinterfragen.

Achten Sie persönlich auf Datenqualität und Datenschutz

Eine höhere Datenqualität und ein besserer Datenschutz sparen unnötige Kosten und vermeiden viel Ärger zum Beispiel durch enttäuschte Kunden, die eine falsche Lieferung oder eine unberechtigte Abrechnung erhalten. Denken Sie deshalb immer an saubere und sichere Daten, beides gehört zum Datenschutz dazu.

Tipps für mehr Datenqualität und Datenschutz

Fragen Sie sich bei neuen Verfahren und Abläufen:

  • Woher stammen die Daten, welche Datenquellen gibt es?
  • Wer erfasst oder übernimmt Daten?
  • Welche Qualitätsrichtlinien gibt es für die Datenerfassung oder -übernahme?
  • Wo werden die Daten gespeichert?
  • Welche Richtlinien gibt es zur Datenhaltung und zur Anlage von Kopien?
  • Werden bei der Eingabe auch Punkte zur Qualität und Integrität der Daten berücksichtigt?
  • Wird bei der Weitergabe auch an mögliche Kopien gedacht, die entstehen könnten und die beim Datenmanagement berücksichtigt werden müssen?

Wird bei der Datensicherheit und bei der Datenlöschung an mögliche Kopien gedacht?

Dr. Walter Plesnik ist Diplomingenieur für Elektrotechnik und Geschäftsführer der Ing.-Büro Dr. Plesnik GmbH. Als Business Architekt bereut er unsere Kunden in allen strategischen IT Belangen und begleitet große Produktionsunternehmen bei Carve-Outs und der Implementation von Compliance-Richtlinien.